Dane klientów i RODO w prośbach o opinie
Dane klientów i RODO w prośbach o opinie to pierwsze pytanie właściciela, który chce wysyłać SMS-y i maile po wizycie. W OpinioWO numery telefonów i adresy mail Twoich klientów służą wyłącznie do wysłania prośby o opinię, są przechowywane w Unii Europejskiej i nie trafiają do nikogo innego. Poniżej opisujemy, jak wygląda przetwarzanie danych, kto ma do nich dostęp i co możesz ustawić po swojej stronie. Całość pomaga spełnić obowiązki wobec klientów, a zbieranie opinii Google pozostaje zgodne z zasadami Google.
Jakie dane klientów trafiają do próśb o opinie
Do wysyłki prośby potrzebujemy tylko tego, co pozwala dotrzeć do klienta: imienia, numeru telefonu lub adresu mail oraz daty wizyty. Nie potrzebujemy diagnoz, zakresu usługi ani żadnych danych szczególnych kategorii i prosimy, aby nie umieszczać ich w importowanych plikach. Im mniej danych wprowadzisz, tym prostsza pozostaje Twoja dokumentacja.
- Imię klienta, jeśli chcesz zwrócić się do niego po imieniu
- Numer telefonu albo adres mail, zależnie od kanału prośby
- Data wizyty, aby prośba wyszła w odpowiednim momencie
- Informacja o wypisie, aby klient nie dostał kolejnej wiadomości
Przechowywanie danych w Unii Europejskiej
Dane klientów z Twojej listy przechowujemy w Unii Europejskiej. Nie sprzedajemy ich, nie łączymy z danymi innych firm i nie używamy do własnych kampanii. Połączenia z panelem są szyfrowane, a dostęp do danych mają wyłącznie osoby i systemy potrzebne do działania usługi.
Umowa powierzenia przetwarzania danych
Dla Twoich klientów to Ty jesteś administratorem danych, a OpinioWO przetwarza je w Twoim imieniu. Plany Sieć i Enterprise zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych, którą podpisujesz razem z regulaminem. Opisuje ona zakres danych, cel, okres przechowywania i zasady usuwania. Szczegóły ról stron znajdziesz także w polityce prywatności.
Zgoda klienta i wypis w każdej wiadomości
Prośba o opinię wychodzi do klienta, który skorzystał z Twoich usług, a każda wiadomość zawiera informację o tym, kto ją wysyła, oraz prosty sposób wypisu. Po wypisie adres lub numer trafia na listę wykluczeń i nie dostaje kolejnych próśb. Szablony wiadomości z takimi elementami opisuje strona prośba o opinie. Wzór zgody do formularza rezerwacji znajdziesz we wpisie prośba o opinię SMS a zgoda klienta.
Okres przechowywania i usuwanie danych
Dane kontaktowe klientów przechowujemy przez okres potrzebny do wysłania prośby i rozliczenia limitu, a następnie je usuwamy. Dane klienta możesz usunąć wcześniej w panelu albo mailem na [email protected]. Po zamknięciu konta usuwamy dane Twoich klientów, a rozliczenia zachowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe.
Role, uprawnienia i dziennik działań
W panelu nadajesz osobom z zespołu role: ktoś odpowiada tylko na opinie, ktoś zarządza listami klientów, a ktoś widzi raporty. Dziennik działań zapisuje, kto wysłał prośbę, zatwierdził odpowiedź albo zmienił ustawienia. Liczba użytkowników zależy od planu: 1 w Start, 3 w Firma, 15 w Sieć i bez limitu w Enterprise. Szczegóły planów są w cenniku.
Logowanie SSO i wymagania większych organizacji
Plan Enterprise obejmuje logowanie SSO (SAML), umowę SLA i fakturę zbiorczą. Jeśli Twoja organizacja ma własne wymagania wobec dostawców, opisz je w mailu na [email protected], a odpowiemy z wyceną. Sieci punktów i agencje znajdą więcej na stronie dla sieci i agencji.
Czy mogę wysłać prośbę o opinię bez zgody klienta?
Prośba o opinię jest wiadomością związaną z wykonaną usługą, a klient może się z niej wypisać jednym kliknięciem. Zakres zgód i podstawy prawne Twojej działalności określasz Ty jako administrator danych, a my dajemy narzędzia do wypisu i wykluczeń.
Czy dane klientów trafiają do odpowiedzi AI?
Do przygotowania odpowiedzi AI używamy treści opinii. Numery telefonów i adresy mail z Twoich list wysyłkowych nie są częścią tego procesu.
Co się dzieje z danymi po rezygnacji?
Po zamknięciu konta usuwamy listy klientów i dane kontaktowe. Zachowujemy wyłącznie dokumenty rozliczeniowe, które musimy przechowywać na mocy przepisów.
Jak zgłosić wniosek klienta o usunięcie danych?
Usuń dane klienta w panelu albo prześlij wniosek na [email protected]. Realizujemy go w imieniu Twojej firmy i potwierdzamy mailem.